Das Zustandekommen der Gesellschafterversammlung und der Jahreskonferenz der Arbeitsgemeinschaft der europäischen Grenzregionen (AGEG) in Karlsbad vom 27. bis 29.11.2003 kann als eine bedeutende Befestigung des Einflusses der Euregio Egrensis und der Rolle der Euroregionen in der Tschechischen Republik ganz allgemein betrachtet werden. Unsere Arbeitsgemeinschaft wurde bereits im Jahre 2002 direkt vom Generalsekretär der AGEG, Herrn Jens Gabbe, angesprochen mit der Bitte, diese Veranstaltung zu organisieren. Es gab in Verbindung mit dieser Veranstaltung viele Aktivitäten, die sichergestellt werden mussten - Finanzierung, Verpflegung, Unterkunft, Dolmetschen in 5 Sprachen inkl. der Dolmetscheranlage, Organisierung der Exkursionen, Ausstellung in der Hotellobby, Busbeförderung, Hostessen, Parking, usw. Es handelte sich jedoch um eine Veranstaltung, die die ganze Region ausdrücklich verdeutlichte, da an dieser Veranstaltung Vertreter vom vielen Euroregionen aus insgesamt 30 europäischen Ländern teilnahmen. Es wurde ein bedarfsgerechter Vertrag mit der Agentur EU Hotels spol. s r.o. aus Karlsbad abgeschlossen, da der Organisationsbedarf in Bereichen Unterkunft, Verpflegung, Dolmetschen, Hostessen und Veranstaltung der samstäglichen Exkursion gedeckt werden musste.

Es zeigte sich aufgrund der eingegangenen Anmeldungen bereits mehrere Monate vor der Veranstaltung, dass die Anzahl der Teilnehmer unsere Erwartungen übertrifft. Die herkömmliche Anzahl rechnete mit 250 Personen einschließlich Gäste aus der Region, also mussten wir die Kalkulation auf 300 Personen aufstocken. Das Veranstaltungsbudget musste also von 1 080 TKCZ auf 1 230 TKCZ aufgestockt werden.

Die Anzahl der Vertreter der europäischen Regionen belief sich zu guter Letzt auf beinahe 290 Personen. Trotzdem sind leider viele angemeldeten Abgeordnete ohne Entschuldigung ferngeblieben und viele sind hingegen ohne Voranmeldung angekommen, was gewisse Probleme während der Organisation der Unterkunft und bei der Registrierung hervorgerufen hatte (Namensschilder, im Voraus vorbereite Anwesenheitslisten). Es ist uns jedoch gelungen, alles mit Hilfe des Vertragspartners - der Agentur EU Hotels spol. s r.o. - operativ gelöst zu haben.

Finanzierungsanteile:
Auswärtiges Amt der Tschechischen Republik         200 TKCZ
Ministerium für Regionalentwicklung                           230 TKCZ
Bezirksbehörde des Karlsbader Bezirks                     200 TKCZ
Stadt Karlovy Vary                                                             100 TKCZ
Bezirksbehörde des Pilsener Bezirks                            50 TKCZ
Stadt Sokolov                                                                       50 TKCZ
Stadt Cheb                                                                           50 TKCZ
Stadt Tachov                                                                        50 TKCZ
Euregio Egrensis Arbeitsgemeinschaft Bayern -         50 TKCZ
Euregio Egrensis Arbeitsgemeinschaft
Vogtland/Westerzgebirge -                                                50 TKCZ

An der Veranstaltung haben sich sachlich auch die Karlsbader Mineralquellen AG / Karlovarské minerální vody a.s. beteiligt, die an 2000 PET-Flaschen á 0,5 l von Mineralwasser MATTONI zur Verfügung gestellt haben.

Im Rahmen der Veranstaltung wurde eine Ausstellung über unsere Euroregion in der Lobby des Hotels Thermal organisiert. Im Rahmen der Ausstellung wurden auch Werbeunterlagen in genügender Menge für Konferenzteilnehmer vorbereitet. Die Ausstellung hat alle Teile der Euroregion vorgestellt - Böhmen, Sachsen / Thüringen und Bayern.