Za velmi významné posílení vlivu Euregia Egrensis a role euroregionů v ČR vůbec lze považovat konání Valné hromady a Výroční konference Asociace evropských příhraničních regionů (AGEG) v K.Varech 27. - 29. 11. 2003. O organizaci této akce bylo požádáno naše Sdružení přímo generálním sekretářem AGEGu panem Jensem Gabbe již v roce 2002. S touto akcí je spojeno nemálo aktivit, které je třeba splnit - zajištění financování akce, stravování, ubytování, tlumočení do 5 jazyků vč. techniky, organizace exkurze, výstavy ve foyer hotelu, transferů, hostesek, parkování apod. Byla to však akce, která výrazně zviditelnila celý region, protože se jí zúčastnili zástupci mnoha euroregionů z 30 evropských států. Na organizaci ubytování, stravování, tlumočení, hostesky a organizaci sobotní exkurze byla uzavřena smlouva s agenturou EU Hotels spol. s r.o. z Karlových Varů.

Již několik měsíců před akcí se na základě došlých přihlášek ukázalo, že počet zúčastněných převýší naše předpoklady. Původní rozpočet byl zpracován na 250 osob, vč. hostů z regionu a tak bylo nutné ho upravit na 300 osob. Rozpočet akce musel být tedy navýšen z 1 080 tis. na 1 230 tis. Kč.

Počet zástupců evropských regionů byl nakonec téměř 290. Přesto ale, bohužel, řada nahlášených delegátů bez omluvy nepřijela a naopak mnozí přijeli bez předchozího zaslání přihlášky což působilo problémy při organizaci ubytování a při registraci (jmenovky, předem připravené prezenční listiny). Vše se však podařilo za pomoci smluvně zajištěné agentury EU Hotels spol. s r.o. operativně vyřešit.

Na financování této akce se podílely:
Ministerstvo zahraničních věcí ČR 200 tis.
Ministerstvo pro místní rozvoj 230 tis.
Krajský úřad Karlovarského kraje 200 tis.
Město Karlovy Vary 100 tis.
Krajský úřad Plzeňského kraje 50 tis.
Město Sokolov 50 tis.
Město Cheb 50 tis.
Město Tachov 50 tis.
Euregio Egrensis Bavorsko - 50 tis.
Euregio Egrensis Vogtland/Westerzgebirge - 50 tis.

Materiálně se podílely také Karlovarské minerální vody a.s., které dodaly 2000 lahví PET 0,5 l minerální vody MATTONI.

V rámci akce byla zorganizována výstava o našem euroregionu ve foyer hotelu Thermal. V rámci výstavy byly také připraveny v dostatečném množství propagační materiály pro účastníky konference. Výstava představila všechny části euroregionu - Čechy, Sasko/Duryňsko a Bavorsko.

29. listopadu se asi 90 účastníků konference zúčastnilo exkurze po regionu - navštívili sklárnu Moser, prohlédli si důl Jiří na Sokolovsku, náměstí a muzeum v Chebu, Františkovy Lázně a na zpáteční cestě hrad Loket a Relikviář sv. Maura na zámku v Bečově. Účastníci jeli 2 autobusy, přičemž v každém byl zajištěn výklad ve dvou jazycích.

Celá akce byla samotnými účastníky hodnocena pozitivně a splnila očekávaný cíl. Organizačně zabezpečila jednání Valné hromady a Výroční konference AGEGu a představila náš region.